Herramienta 5 Porqués Luis Cerecedo, Consultor Técnico Senior y Experto en Aseguramiento de la Calidad de Pro QC International, nos ofrece una explicación detallada sobre la herramienta clave: "5 Porqués". ¿Cómo surge? ¿Cuál es su función fundamental en el análisis de problemas y mejoras de procesos? Acompáñanos en este recorrido donde exploraremos a fondo la esencia y utilidad de la herramienta "5 Porqués". Introducción Uno de los elementos más importantes y críticos de un sistema de gestión es la mejora continua, y dentro de los elementos básicos esta mejora tenemos la implementación de acciones correctivas y/o preventivas que nos ayuden a atacar situaciones indeseables -reales o potenciales- que se presenten dentro de la Organización. Estas situaciones pueden ser el resultado de alguno de los siguientes factores: Auditorías internas o externas Quejas o reclamaciones de clientes Resultado de la revisión por la Dirección Áreas de mejora identificadas por los empleados Para que las acciones correctivas y/o preventivas sirvan para mejorar la operación de la empresa, es necesario contar con una herramienta que de manera sistemática y efectiva nos permita solucionar los problemas que se presenten, y la parte más importante de la metodología es la correcta identificación de la(s) causa(s) que origina(n) dichos problemas. En este boletín explicamos la importancia de una adecuada y correcta identificación de la causa raíz de un problema, enfocándonos en la técnica denominada “5 Porqués”, la cual es uno de los diversos métodos para llevar a cabo el análisis de la causa raíz de un problema. ¿Pasos para resolver un problema? Identificar y definir de manera precisa el problema Colectar datos y otro tipo de evidencia relacionados con el problema Identificar las posibles condiciones que contribuyeron al problema Identificar e integrar a las funciones/puestos involucrados en la solución del problema Identificar y analizar de la causa raíz del problema Elaborar las recomendaciones y acciones para atender el problema Implementar las recomendaciones y acciones Verificar que las soluciones recomendadas hayan resuelto el problema de manera efectiva ¿Qué es la identificación de la causa raíz de un problema? La identificación de la causa raíz es una herramienta debidamente estructurada y sistemática que se enfoca en encontrar la verdadera causa de un problema, y por consecuencia cómo atenderla. Usualmente las organizaciones se ocupan de analizar las consecuencias de una situación indeseable, por lo que es necesario contar con una metodología que nos ayude a identificar y analizar las causas de los problemas, cómo resolverlos y, aún más crítico, evitar que ocurran. Es un proceso que permite a la Alta Dirección de una Organización hacer un uso eficiente de sus recursos y por ende mejorar sus actividades. El Análisis de la Causa Raíz se debe hacer de manera sistemática y documentada, dejando evidencia de los resultados y conclusiones que se alcancen. Beneficios En muchos casos, debido a la urgencia por contar con plazos para su solución, se tiende a trabajar de manera apresurada, sin permitirse hacer un análisis correcto del problema. Cuando se trabaja así, lo que se está atacando son los síntomas del problema en lugar de las causas que lo originaron, es decir la causa raíz. De la misma forma, se corre el riesgo no sólo de que la situación indeseable se vuelva a presentar o sea recurrente, sino de invertir nuevamente tiempo y recursos para trabajar en la solución del mismo problema. Con esto, se puede concluir que el buscar soluciones rápidas implica generalmente mayor uso de recursos y a final el problema no se eliminará. Por lo anterior, podemos decir que una efectiva identificación de la causa raíz de un problema no sólo beneficiará a las empresas en la solución efectiva del mismo, sino que les permitirá se más eficiente en el uso de sus recursos. Objetivo de la identificación de la causa raíz El propósito de la identificación de la causa raíz de un problema es saber: ¿Qué sucedió? ¿Por qué sucedió? ¿Qué se puede hacer para evitar que el problema ocurra nuevamente? Es común que la situación indeseada sea una consecuencia de varios factores, tales como condiciones de la infraestructura, fallas en el factor humano o de los procesos, métodos inadecuados, falta de recursos, etc., por lo que se podrían identificar generalmente varias causas raíz. Una de las herramientas para la solución de problemas, llamada Ishikawa o Diagrama de Pescado, se basa en esta premisa para identificar los diversos factores que pudieran originar un problema o condición indeseable. Metodología de los “5 porqués” Esta es una técnica sencilla y muy efectiva, en la que se identifica la causa raíz de un problema a través de una serie de preguntas y respuestas. El principio en el que se basa esta metodología es en considerar que, al aplicar 5 preguntas, se puede llegar a establecer a un nivel adecuado la causa de un problema o situación. La respuesta a una pregunta se vuelve a su vez en otra pregunta (ver ejemplo) y así de manera sucesiva hasta llegar a la causa del problema. No necesariamente se tienen que hacer las cinco preguntas para identificar la causa; según la naturaleza del problema, la causa se puede conocer en la pregunta 3 ó 4, o tal vez se requieran hacer más de cinco, pero de manera general se ha identificado que en la respuesta a la pregunta cinco 5 se puede llegar a conocer la causa que genera un problema. La clave al aplicar esta técnica es fomentar una solución lógica de los problemas, al evitar suposiciones en lugar de seguir la cadena de causalidad directa. Como se indicó en los pasos para resolver un problema, es crítico que se identifiquen aquellas funciones que estén relacionadas con la situación indeseable, para que la técnica sea efectiva y se pueda implementar acciones sistemáticas que evitan la recurrencia de dicha situación. Breve historia La técnica fue desarrollada originalmente por Sakichi Toyoda, y más tarde fue utilizada dentro de Toyota Motor Corporation, durante la evolución de sus métodos de fabricación. Es un componente crítico de la solución de problemas que se da en la capacitación como parte de la inducción al sistema de producción Toyota. El arquitecto del sistema de producción Toyota, Taiichi Ohno, describe la metodología de los 5 porqués como "… la base del enfoque científico de Toyota… al repetir 5 veces “¿por qué?” la naturaleza del problema, así como su solución se vuelven más claros. “La herramienta ha tenido un uso generalizado más allá de Toyota, y ahora se utiliza también dentro de Six Sigma. Ejemplo de aplicación de la metodología de los “5 porqués” Problema: Interrupción inesperada de una máquina Pregunta 1: ¿Cuál fue la causa de la interrupción repentina de la máquina? Respuesta 1: El fusible se quemó debido a una sobrecarga de la máquina Pregunta 2: ¿Qué provocó la sobrecarga de la máquina? Respuesta 2: La máquina experimentó una sobrecarga debido a la falta de aceite en el eje de transmisión. Pregunta 3: ¿Por qué el eje tenía insuficiente aceite? Respuesta 3: La bomba de lubricación no estaba distribuyendo suficiente aceite al eje de transmisión. Pregunta 4: ¿Por qué la bomba de lubricación no estaba circulando suficiente aceite al eje? Respuesta 4: La bomba se encontraba obstruida con virutas de metal Pregunta 5: ¿Por qué la bomba se encontraba obstruida con virutas de metal? Respuesta 5: Porque la bomba no cuenta con filtro = Causa raíz De esta manera, la presencia de una viruta en la bomba, derivada de la ausencia de un filtro, generó una sobrecarga en el fusible, provocando finalmente el paro de la máquina. En este ejemplo, cada situación desencadena un efecto, lo que destaca la importancia de abordar la quinta causa o "por qué" para resolver el problema de raíz. Una vez identificada la causa raíz, el siguiente paso es desarrollar un Plan de Acción detallado. Este plan debe especificar claramente las actividades a realizar, designar responsables para cada tarea, establecer fechas de cumplimiento y definir el método de seguimiento de los resultados. Esta estrategia garantiza la eliminación efectiva de la causa subyacente y, como consecuencia, previene la recurrencia del problema. ACERCA DE NOSOTROS Somos Pro QC International una empresa con trayectoria de casi 40 años en el aseguramiento de la calidad a través de auditorías de fábrica e inspecciones productos. Nuestras soluciones en calidad han transformado a múltiples empresas en diferentes industrias gracias a nuestro diseño de soluciones a medida. Buscamos siempre la excelencia operativa en toda la cadena de valor para todos nuestros clientes y aliados estratégicos. Si deseas solucionar algún desafío o inconveniente dentro de tu empresa, proveedor o cadena de suministro, accede a una consultoría especializada a través de: Info@proqc.com
