¿Qué es una auditoría de segunda parte?

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Luis Cerecedo, Consultor Técnico Senior y Experto en Aseguramiento de la Calidad de Pro QC International, nos cuenta de forma holística acerca de las Auditorías de segunda parte, ¿cómo se originan?, ¿cuál es la función de este tipo de auditoria? y ¿qué determina que sea una Auditoría de "segunda parte"?.

Auditorías de segunda parte – reduciendo el riesgo de las empresas

Las auditorías de segunda parte, también conocidas como auditorías de proveedores y socios comerciales, aliados estratégicos, tienen como función principal realizar una evaluación sistemática de la información, los procesos y/o las actividades de una organización para asegurar que se cumplan ciertos requisitos y estándares específicos. La auditoría de segunda parte es realizada por la propia organización a sus proveedores o socios comerciales.

¿Por qué es necesaria una Auditoría de segunda parte?

Se crea a partir de la necesidad de las empresas y organizaciones de saber si sus proveedores y socios comerciales tienen la capacidad completa, alto desempeño y estabilidad en la entrega de productos y servicios de acuerdo con los estándares, requisitos y criterios específicos pactados por las empresas. Las auditorías de segunda parte se pueden necesitar y ejecutar por múltiples razones; las más comunes son:

  • Requisitos contractuales: elevando el estándar de colaboración. Las organizaciones incorporan cláusulas específicas en sus contratos comerciales, estableciendo estándares no negociables para sus proveedores. Estos estándares abarcan la calidad del producto, prácticas éticas, responsabilidad social y seguridad, entre otros.
  • Gestión de riesgos: protegiendo la seguridad en la cadena de suministro. En la búsqueda de una cadena de suministro sana, las auditorías de segunda parte son herramientas esenciales. Evaluar el desempeño de los proveedores permite a la organización contratante mitigar riesgos relacionados con la calidad, cumplimientos dentro de la cadena de suministro y estándares normativos.
  • Mejora Continua: En búsqueda de la eficiencia operativa. Las auditorías de segunda parte son elementos fundamentales que promueven acciones de mejora continua. Planear, realizar, verificar y actuar constantemente enfocándose en las actividades y el rendimiento de los proveedores contribuye a una eficiencia operativa elevada y a la entrega de productos o servicios de calidad superior.
  • Cambios en requisitos normativos o estándares industriales: Cumplimiento con innovación. Ante cambios normativos o estándares de la industria, las organizaciones realizan auditorías para asegurar que sus proveedores se ajusten a las nuevas normativas. Este enfoque proactivo impulsa la conformidad y fomenta la innovación.
  • Problemas previos de calidad o desempeño: Aprendizaje y corrección eficiente. En respuesta a desafíos previos, como problemas de calidad o desempeño, las auditorías de segunda parte se convierten en instrumentos eficientes para abordar y corregir esos problemas. Este enfoque facilita el aprendizaje continuo y la corrección eficaz.

¿Cuál es el propósito de una Auditoría de segunda parte?

Verificar de forma holística si el proveedor cumple con los criterios establecidos por la organización contratante en términos de calidad, seguridad, ética, responsabilidad social, sostenibilidad y criterios de elegibilidad pactados por la empresa. Este tipo de auditoría puede ser parte integral de la gestión de la cadena de suministro, ya que ayuda a la organización a asegurarse de que sus proveedores tengan las mejores prácticas en función de los estándares y requisitos solicitados.

Los hallazgos de la auditoría de segunda parte son los resultados de la evaluación de desempeño de los proveedores. Estos hallazgos son aportes fundamentales para la toma de decisiones informadas sobre la continuidad de asociaciones comerciales y procesos empresariales. También, estos hallazgos pueden ir acompañados de notas, comentarios y sugerencias que requieren:

  • Acciones Correctivas y Preventivas (CAPA)
  • Áreas de mejoras
  • Mejora continua en diferentes procesos
  • Mejora de comunicación con proveedores
  • Reevaluación de proveedor
  • Reemplazo de proveedor
  • Reconocimientos
  • Niveles de cumplimiento
  • Cantidad de no conformidades
  • Adherirse a nuevas normativas
  • Entre muchas más

Pasos para llevar a cabo una auditoría de segunda parte

De manera general, se puede se puede llevar a cabo de diferentes maneras, dependiendo de las objetivos

  1. Definir el alcance de la auditoría: en este punto se debe establecer el alcance de la evaluación al proveedor y qué elementos cubrirá la misma, a decir: su sistema de gestión de calidad, ambiental, de seguridad e higiene, etc.
  2. Definir los criterios de la auditoría: usualmente la empresa que avalúa ya tiene sus propis criterios internos ya establecidos, sin embargo, estos se pueden complementar con elementos de alguna normativa de reconocimiento internacional (usualmente ISO9001).
  3. Acordar con el proveedor fechas y localidad: en función de la necesidad de la empresa, se definirá la fecha y sitio que se auditará.
  4. Definir el equipo auditor: la empresa podrá disponer de su propio personal para llevar a cabo la evaluación del proveedor, o en su caso, se podrá apoyar con alguna organización externa que cuente con la experiencia y personad calificado para llevar a cabo esta auditoría.
  5. Elaborar el plan de auditoría: una vez definido el equipo auditor, el auditor líder elaborará y enviará al proveedor el plan de auditoría que cubra el alcance previamente definido y en los tiempos acordados con la organización.
  6. Realizar la auditoría: la evaluación se llevará a cabo conforme al plan definido, bajo alguna de las opciones siguientes:
    • En sitio: el equipo auditor se presenta en las instalaciones del proveedor para evaluar el cumplimiento con los requisitos establecidos. Durante la auditoría se revisan los procesos, se entrevista al personal involucrado, se testifican actividades del personal, y se revisan aquellos documentos relacionados con el alcance de la auditoría.
    • Remota o fuera del sitio: bajo esta modalidad, el equipo auditor revisa la documentación proporcionada por el proveedor, sin estar físicamente en sus instalaciones. Esta evaluación incluye la revisión de registros, procedimientos, políticas y otros documentos relacionados con el alcance de la auditoría
  7. Entrega del reporte de auditoría: al concluir la auditoría y conforme a lo acordado con la empresa, se elaborará y entregará un reporte con los hallazgos y resultado de la evaluación. Este reporte puede incluir incumplimientos a los criterios de la auditoría (no conformidades) áreas de mejora, observaciones, etc.
  8. Seguimiento y cierre de desviaciones: si la organización lo considera necesario, dentro del proceso de auditoría se puede incluir el seguimiento con el proveedor a los hallazgos de su evaluación, revisando la definición del plan de acción para atender los incumplimientos y la verificación de su implementación en sitio, hasta llegar al cierre de las desviaciones.

Dentro del sistema de gestión de la calidad existen otros 2 tipos de auditoría: Auditorías de primera parte y Auditorías de tercera parte. Estas se diferencian en el organismo o persona que las realiza y el propósito, por ejemplo:

Auditorías de primera parte:

Son realizadas por la misma organización y su propósito es evaluar el sistema de gestión interno, asegurar el cumplimiento de requisitos y procedimientos. Cuando se realizan las auditorías de primera parte, nos enfocamos en mejorar y mantener la eficacia del sistema de gestión interno de la organización.

Auditorías de tercera parte:

Son realizadas por una empresa independiente a este tipo de compañías se les conoce como third-party audit companies, empresas de auditorías externas, o auditorías a terceros. Se enfocan en evaluar la conformidad en relación con estándares internacionales, estándares de la industria y requisitos de los clientes, y criterios de certificación en normativas. Las elegimos cuando buscamos una evaluación por un organismo experto para posteriormente obtener una certificación.
Pro QC International es una empresa líder en auditorías de segunda y tercera parte, cuenta con programas que benefician la cadena de suministro global de múltiples empresas en diferentes industrias en más de 88 países como lo son:

Auditorías de Sistema de Gestión de Calidad:

Auditorías a fábricas y proveedores:

Acerca de nosotros

Somos Pro QC International una empresa con trayectoria de casi 40 años en el aseguramiento de la calidad a través de auditorías de fábrica e inspecciones productos. Nuestras soluciones en calidad han transformado a múltiples empresas en diferentes industrias gracias a nuestro diseño de soluciones a medida. Buscamos siempre la excelencia operativa en toda la cadena de valor para todos nuestros clientes y aliados estratégicos. Si deseas solucionar algún desafío o inconveniente dentro de tu empresa, proveedor o cadena de suministro, accede a una consultoría especializada a través de: Info@proqc.com.



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